De overheid heeft maatregelen genomen om verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. In dit bericht vertellen we hoe Contractor Safety Management hiermee omgaat.
Door de verstrengde coronamaatregelen sinds 18 maart en de onzekerheid over hoe lang die zullen aanhouden, hebben we beslist om een dispensatie toe te kennen van 3 maanden voor diploma's die zijn vervallen of komen te vervallen in de periode 18 maart - 1 juni (voorlopig). Meer info volgt zo snel mogelijk.
Maatregelen op het gebied van opleiding en examinering
We vragen aan bedrijven en adviseren examencentra en opleiders hun VCA-examens en -opleidingen zo veel mogelijk uit te stellen tot na 1 juni 2020. Onderdelen van opleidingen die op afstand plaatsvinden (afstandleren via de computer), kunnen wel gewoon doorgaan.
Als uitstel volgens het professionele oordeel van het bedrijf en het examencentrum of de opleider niet mogelijk of wenselijk is, vragen we hen dringend de adviezen van de overheid op te volgen en alle maatregelen te nemen die nodig zijn om de veiligheid en gezondheid van de deelnemers, examinatoren en docenten te beschermen. We kunnen het coronavirus alleen een halt toeroepen als we hierin allemaal onze verantwoordelijkheid nemen!
Op basis van de overeenkomst 'Examencentra' en het 'Algemeen Reglement Examinering VCA' kunnen wij niet beslissen om over te gaan tot een algemene annulering van VCA-opleidingen en examens, alhoewel sommige centra ons dat gevraagd hebben. Juridisch komt deze beslissing ons niet toe. Het is aan de opleidings- en/of examencentrum om te beslissen over hun aanbod en activiteitenniveau. We hebben de centra gevraagd om daarbij volgende elementen in overweging te nemen.
"Als opleidings/examencentrum inzake veiligheid, gezondheid en preventie hebben jullie een voorbeeldfunctie te vervullen. We raden aan om het aanbod van opleidingen/examens te beperken tot wat strikt noodzakelijk is en daarbij extra maatregelen te nemen inzake onder meer:
- Hygiëne van ruimten;
- Hygiëne van personen;
- Hygiëne van uitrusting;
- Afstand tussen deelnemers;
- Sanitaire voorzieningen;
- Herkennen en weren van deelnemers met symptomen.
Volg de richtlijnen van de FOD WASO en de FOD Volksgezondheid die o.a. bedrijven aanraden om (voorlopig tot en met 3 april) zoveel mogelijk het aantal mensen in één ruimte te beperken."
https://werk.belgie.be/nl/nieuws/update-coronavirus-preventiemaatregelen-en-arbeidsrechtelijke-gevolgen
https://www.info-coronavirus.be/nl/
Maatregelen op het gebied van certificatie
De erkende certificatie-instellingen volgen de richtlijnen van de Internationale Accreditatie Federatie voor buitengewone gebeurtenissen en omstandigheden. Dit kan o.a. inhouden dat audits (deels) vanop afstand worden uitgevoerd of verschoven worden. Informatie over het gebruik van informatie- en communicatietechnologie om de integriteit van het audit proces te verzekeren is te vinden in IAF MD4 (Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes) en in IAF ID12 (Informative Document Principles on Remote Assessment).
Op basis hiervan bepalen de certificatie-instellingen:
- in hoeverre en in welke vorm audits tot en met 1 juni kunnen doorgaan;
- of de geldigheid van VCA-, VCO- en VCU-certificaten die in de periode tot en met 1 juni verlopen, kan worden verlengd.
Voor vragen over audits en de geldigheid van certificaten verwijzen we u daarom naar uw certificatie-instelling.
Deze maatregelen zijn genomen om de veiligheid en gezondheid van het personeel van de accrediterende instantie en van certificatie-instellingen te verzekeren en ervoor te zorgen dat het certificatie schema overeind blijft en de certificatie-instellingen zo goed mogelijk ondersteund worden.
IAF richtlijnen voor buitengewone gebeurtenissen en omstandigheden kort samengevat
De CI onderzoekt of het certificaat kan behouden blijven en heeft daarvoor een beleid en plan van aanpak. Dit plan legt de werkwijze(n) vast om de huidige en toekomstige situatie van het gecertificeerd bedrijf in te schatten en definieert mogelijke alternatieve korte termijn methoden om het bedrijf door te lichten. Alvorens te beslissen over een gepaste aanpak, verzamelt de CI de nodige informatie van het bedrijf:
- Wanneer kan het bedrijf opnieuw normaal functioneren?
- Wanneer kan het bedrijf de levering van producten of diensten vermeld in de scope hervatten?
- Zal het bedrijf gebruik maken van alternatieve sites/locaties? Zijn deze gedekt in het huidige certificaat of is een doorlichting nodig?
- Voldoen alle producten, tussenproducten en grondstoffen nog aan de specificaties van de klanten of zal het bedrijf zijn klanten inlichten over mogelijke toegevingen?
- Als het certificaat slaat op een systeem dat noodplanning vereist, werd dit plan dan geïmplementeerd en is het effectief? (Dit is niet het geval, hoofdstuk 6 VCA ‘voorbereiding op noodsituaties’ gaat niet om situaties zoals bedoeld in het IAF document).
- Zullen sommige delen van productie/diensten uitbesteed worden? Indien ja, hoe zal het bedrijf toezien op die activiteiten?
- In welke mate is de toepassing van het managementsysteem getroffen?
- Heeft het bedrijf een impact assessment uitgevoerd?
- Identificatie van alternatieve sites/werkplekken als te onderzoeken staal.
Als op basis van die informatie wordt ingeschat dat het certificaat kan behouden blijven (risico op compromitteren van de VCA standaard is laag) dan moet de CI indien nodig alternatieve korte termijn methoden overwegen om het bedrijf door te lichten. Dit kan o.a. inhouden dat relevante documentatie (bijvoorbeeld: management vergaderingen, correctieve acties, resultaten interne audits, inspectie- en controlerapporten…) wordt opgevraagd om te bepalen of het certificaat kan behouden blijven op korte termijn.
Als geen contact mogelijk is met het bedrijf volgt de CI de normale procedure voor schorsing en en intrekking van het certificaat.
Tijdelijke werkloosheid
Desgevallend kan een beroep gedaan worden op de maatregelen inzake technische en tijdelijke werkloosheid.
Overige maatregelen
De medewerkers van Contractor Safety Management werken zo veel mogelijk thuis. Mogelijk is CSM hierdoor telefonisch minder goed bereikbaar.
We annuleren onze eigen bijeenkomsten. De opleidingen voor VCA-auditoren en coördinatoren voorzien voor 17 + 24 maart (NL) en 26 maart + 2 april (FR) worden verplaatst. De nieuwe data zijn 19 + 26 mei (NL) en 4 + 9 juni (FR).
Dit bericht wordt regelmatig geactualiseerd.