Drie certificatieniveaus
Bij VCA certificatie worden drie niveaus onderscheiden:
1) VCA* Gericht op de directe beheersing van VGM tijdens het uitvoeren van werkzaamheden op de werkvloer, zonder inschakeling van onderaannemers.
2) VCA** Gericht op de directe beheersing van VGM tijdens het uitvoeren van werkzaamheden op de werkvloer, alsmede op de VGM-structuur (o.a. VGM-beleid, VGM-organisatie en verbetermanagement).
3) VCA petrochemie Gericht op de directe beheersing van VGM tijdens het uitvoeren van werkzaamheden op de werkvloer, op de VGM-structuur (o.a. VGM-beleid, VGM-organisatie en verbetermanagement), alsmede op specifieke aanvullende eisen voor de petrochemie.
Mustvragen/aanvullende vragen
De checklist van VCA kent “mustvragen” (*/**/petrochemie) en “aanvullende vragen” (□). Een vraag wordt enkel positief beoordeeld, indien aan alle minimumeisen en de doelstelling, behorende bij die vraag, is voldaan en als de betreffende documenten positief beoordeeld zijn. Indien een mustvraag niet van toepassing wordt verklaard, dient zij negatief beoordeeld te worden en kan bijgevolg geen VCA certificaat worden uitgereikt, tenzij anders vermeld.
Certificatiecriteria
Certificatienorm VCA*: – alle 24 VCA* mustvragen
Certificatienorm VCA**: – alle 33 VCA** mustvragen – minimaal zes (6) van de 14 aanvullende vragen
Certificatienorm VCA petrochemie: – alle 43 VCA petrochemie mustvragen – minimaal twee (2) van de 4 aanvullende vragen
Aanvraag certificatie
Ieder bedrijf dat een VGM-beheersysteem hanteert overeenkomstig de VCA, kan een VCA geaccrediteerde certificatie-instelling vragen om certificatie op basis van VCA*, VCA** of VCA petrochemie volgens de hier gedefinieerde procedure. Ten behoeve van het kunnen uitbrengen van een formele offerte (aanpak, mandagen, kosten, etc.) zal de Certificatie-Instelling de benodigde gegevens van het bedrijf opvragen, zoals:
• Structuur van het bedrijf: hoofdvestiging eventueel nevenvestigingen
• Organogram
• Aantal vaste medewerkers en aantal tijdelijke medewerkers
• Aantal manuren per jaar voor vaste medewerkers en voor tijdelijke medewerkers
• Aantal projecten (zie definitie) in het afgelopen jaar
• Gemiddeld aantal gelijklopende werklocaties: totaal aantal plaatsen waar bij opdrachtgevers werkzaamheden worden verricht, inclusief de projecten
• Vaktechnische activiteiten, waarvoor een specifieke deskundigheid is vereist
• Toepassingsgebied, waarop certificatie betrekking heeft, inclusief NACE-code (rev. 2)
• Processen/taken die uitbesteed worden en relevant zijn in het kader van het toepassingsgebied
• Indien van toepassing: naam en hoedanigheid van de consultant die het bedrijf begeleid heeft op weg naar VCA-certificatie
De Certificatie-Instelling zal tijdig aan het bedrijf een voorstel voor een auditprogramma sturen. In dit programma zijn tenminste de volgende items opgenomen:
• Datum(s) en plaats(en) van de audit
• Toepassingsgebied en type audit (initieel, tussentijds, herhalings)
• Organisatorische eenheden (afdelingen) waar het onderzoek gaat plaatsvinden met vermelding van de te verwachten tijdsduur
• Bezoeken aan projecten en andere werklocaties met vermelding van de te verwachten tijdsduur
• De samenstelling van het auditteam (auditor en eventueel vakdeskundigen), die het certificatieonderzoek zullen verrichten, waarbij het bedrijf in de gelegenheid wordt gesteld om bezwaar aan te tekenen tegen de keuze van een of meer auditteamleden. Dit bezwaar dient met redenen omkleed te worden
Documentenbeoordeling (fase 1)
Ten behoeve van het certificatieonderzoek zal de documentatie, waarin het VGM-beheersysteem -inclusief de klachtenafhandeling- is beschreven, worden beoordeeld door de VCA auditor, in principe op locatie van de aannemer. Dit betreft ook de klachtenbehandeling, de planning en uitvoering van interne audit(s) en directiebeoordeling en de systematiek met betrekking tot opvolging en naleving van relevante van toepassing zijnde wetgeving. Daarbij kan de auditor de aannemer verzoeken om aanvullende gegevens. De auditor zal de aannemer op de hoogte stellen van zijn bevindingen op basis van de documentatiebeoordeling en ze documenteren. Op basis hiervan zullen afspraken worden gemaakt over het vervolg van het onderzoek. (fase 2)
Toetsing implementatie (fase 2)
Toetsing kan plaatsvinden, als het betreffende VGM-beheersysteem van de aannemer tenminste drie maanden is geïmplementeerd. Toetsing van de implementatie van het VGM-beheersysteem en of dat systeem voldoet aan de eisen van VCA, vindt plaats door de betreffende VCA auditor volgens een in overleg met de aannemer op te stellen auditprogramma, zoals:
• met verantwoordelijken voor het beheersysteem worden op de hoofdvestiging, en indien van toepassing in de nevenvestigingen, gesprekken, interviews en controles uitgevoerd
• op de werkplekken wordt bij de operationele medewerkers en operationele leidinggevenden getoetst of het systeem correct geïmplementeerd is
• voor wat betreft de ongevallenfrequentie-index (IF) wordt op de werkplekken de IF op correctheid getoetst
Auditrapport
De toetsing van de documentatie (fase 1), waarin het VGM-beheersysteem wordt beschreven en van de implementatie van dat systeem (fase 2) door de aannemer wordt afgesloten en vastgelegd door de VCA auditor van de certificatie-instelling met een rapportage volgens bijlage A. Het bevat de bevindingen met alle daarbij behorende gegevens, conform alle bij elke vraag in de VCA vermelde verificatiepunten.
Certificatie
De beoordeling van de rapportage van de VCA auditor gebeurt door de VCA coördinator van de certificatie-instelling, die vervolgens van elke vraag zowel de score als de onderbouwing van de doelstelling controleert, alsmede van de daarvoor in aanmerking komende minimumeisen. Na verwerking van eventuele op- en aanmerkingen, zo nodig na aanvullend onderzoek door de VCA auditor, keurt de VCA coördinator het door de VCA auditor opgestelde rapport goed en hij ondertekent het ook. De VCA coördinator legt het rapport samen met zijn advies over de certificeerbaarheid van de aannemer voor aan de bevoegde persoon van de certificatie-instelling. Op basis daarvan neemt de bevoegde persoon het certificatiebesluit.
Geldigheidsduur
Het VCA certificaat is in beginsel geldig voor een periode van drie jaar. Dit is afhankelijk van de (positieve) resultaten van de tussentijdse audits, die op periodieke basis (minimaal éénmaal per jaar waarvan de eerste binnen de 12 maand) worden uitgevoerd. De Certificatie Instelling heeft op ieder moment het recht om het VCA-certificaat te schorsen, in te trekken of nietig te verklaren, bijvoorbeeld indien de aannemer de corrigerende maatregelen niet uitvoert binnen de vastgestelde tijd.
NL 
FR 
EN